Navnelister og romfordeling

Navnelister

Korrekte lister med navn og personopplysninger er helt nødvendig ved innsjekk på hotell og reise med ferger og fly. I tillegg har mange ønsker om hvem som skal bo på rom sammen med hvem. Her får du informasjon om når og hvordan denne informasjonen skal gis til Hvite Busser. 

Når og hvordan fyller vi inn navnelisten?

1. Gruppas kontaktperson mottar et tomt navnelisteskjema på e-post ved bekreftelse av turen. Det er viktig at det er dette skjemaet som brukes når dere gir navnelisten til Hvite Busser, da vi skal importere dataene inn i vårt system.
2. Komplett navneliste må sendes til Hvite Busser senest 5 måneder før avreise
3. Følgende informasjon må være med i navnelisten:
   1. Etternavn
   2. Fornavn
   3. Kjønn (viktig å vite ved romfordeling)
   4. Fødselsdato (ikke personnummer)
   5. Allergier
   6. Ønske om avbestillingsbeskyttelse
   7. Ønske om enkle og doble lugarer og rom (se tilbud for pris)
   8. Nasjonalitet

Når navnelista fylles inn, ber vi om at dere setter elevene i grupper på fire og fire fordelt på kjønn. Dette danner grunnlaget for romfordelinga.

Må vi vite nøyaktig antall når vi bestiller?

Det kommer an på når dere bestiller. Vi må ha navnelisten med riktig antall senest 5 måneder før avreise. Når dere bestiller turen lang tid i forveien, trenger vi kun et omtrent antall. Vi ønsker også beskjed så tidlig som mulig om antall som ønsker enkle og doble rom og lugarer, da dette er enklere å bestille jo lengre tid vi har.

Hva gjør vi om noen melder seg av eller på etter listen er sendt inn?

Tidspunktet for endringen påvirker eventuelle endringsgebyr. Sjekk våre reisevilkår.

Har dere noen gode tips for hvordan vi kan samle inn navnene på en effektiv måte?

Jepp. Det finnes mange digitale hjelpemiddel. Både Google og Microsoft har enkle spørreskjema som kan opprettes av alle med hhv Google- eller Microsoft konto. Det viktige er bare at dere samler informasjonen på en måte så den lett kan klippes inn i Hvite Bussers navneskjema. (Én kolonne for etternavn, og én for fornavn osv). Sjekk navnelisteskjemaet nøye før du oppretter et spørreskjema.

Obs!

Sjekk og dobbeltsjekk at alle navn står på lista. Vi har opplevd at elever ikke får bli med på tur fordi de rett og slett ikke sto på navnelista. Da må de snu på parkeringsplassen og bli hjemme mens resten av klassen reiser. Vi har dessverre ikke mulighet til å legge til en ekstra person på alle ferger, hotell osv på avreisedagen.

Romfordeling og hotellrom

Grunnprisen inkluderer seng i flersengsrom. Når navnelista fylles inn, ber vi om at dere setter elevene i grupper på fire og fire fordelt på kjønn. Dette danner grunnlaget for romfordelinga.

Vi tar utgangspunkt i firemannsrom, men gjør oppmerksom på at det kan bo flere enn fire på ett rom – avhengig av hotellets faktiske romstruktur. Nøyaktig romstruktur får vi vite kort tid før ankomst, gjerne samme dag. Dette fordi våre priser er fremforhandlet med forutsetning om fleksibel romsturktur. Dersom romfordelinga ikke går opp, vil noen senger stå tomme. Vi tar sikte på å fylle opp rommene, så voksne som ikke har betalt ekstra for enkelt- eller dobbeltrom kan i noen tilfeller havne på rom med elever. Våre grupper deler aldri rom med gjester fra andre grupper.

Lugarer på ferger

Firesengs innvendig lugar er inkludert i prisen. Dersom tallene ikke går opp, kan dere sette 2-3 personer i de gjenværende lugarene.

Single og doble

Enkeltpersoner kan bestille enkelt- eller dobbelt rom/ -lugar mot et tillegg i prisen (se tilbud for pris). Vi tar forbehold om kapasitet. Dersom man i noen tilfeller har betalt for enkelt-/dobbeltrom, men måtte sove i flersengs grunnet kapasitetsmangel, vil det aktuelle enkelt-/ dobbeltromtillegget bli refundert. Om gruppen ønsker mange enkle og doble rom, ber vi om å få vite dette så tidlig som mulig. Dette øker sjansen for at bestillingen blir innvilget.